Outlook im Netzwerk freigeben mit OLfolders.

Vernetzung von Microsoft Office Outlook
OLfolders ist eine Groupware-Lösung für Microsoft Outlook welche ohne Cloud-Dienste funktioniert. Es funktioniert sogar in Netzwerken in denen gar kein Internet vorhanden ist oder alle Dienste bis auf E-Mail gesperrt sind.
In dem Netzwerk wird mindestens eine Outlook-Installation zu einem Server erklärt. Jeder Computer mit Windows und Outlook kann als Server fungieren, auf diesem Computer wird der OLfolders-Server installiert und es werden Outlook-Dateien in Outlook eingerichtet, die im Netzwerk freigegeben werden.
Alle anderen Computer greifen mit Outlook auf diese Daten zu. Eine Dateifreigabe ist nicht nötig und nicht empfohlen. Die Kommunikation geschieht über ein eigene Protokoll und ein Plug-In in Outlook und einer Anwendung auf dem Server.
Jede Änderung an den gemeinsamen Ordnern ist sofort auf allen Arbeitsplätzen verfügbar und wird sofort angezeigt.

Vorteile

DSGVO: Für viele Betriebe ist es schwierig oder gar nicht erlaubt, Kundendaten im Internet oder gar im Ausland abzulegen. Mit OLfolders bleiben ihre Daten lokal.
Keine monatlichen Gebühren, kein Abo. Wir haben sogar in den letzten 25 Jahren keine Gebühren für Updates erhoben.
Geringe Anschaffungskosten
Sicherheit: Da kein Internet benötigt wird, kann niemand von außen auf Ihre Daten zugreifen.
Sicherheit: OLfolders hat eine Rechteverwaltung für jeden Ordner innerhalb der Datendateien. Sie können pro Benutzer bestimmen, welche Ordner und welche Elemente angezeigt werden, welche nicht geändert oder gelöscht werden dürfen.
Schnell: OLfolders ist eine reine Win32-Anwendung. Durch den Verzicht auf .net arbeitet es direkt auf der untersten Betriebsystemebene ohne Zwischenschicht.

Systemvoraussetzungen: Microsoft Outlook Classic, Windows
OLfolders funktioniert auf allen Windows-Versionen ab Windown 95 und mit allen Outlook-Version ab Outlook 97.
Achtung: Es gibt zwei Outlook-Varianten: Outlook-Classic und das neue Outlook. Das neue Outlook ist lediglich eine Web-Anwendung und unterstützt überhaupt gar keine Add-Ons. Microsoft pfegt weiterhin beide Versionen weil ansonsten tausende Anwendungen nicht mehr funktionieren würden.

Einfache Installation und Bedienung

öffentliche Ordner werden mit OLfolders als zusätzliche Ansicht in Outlook eingeblendet und funktionieren genau wie gewohnt.

Wenn alle Benutzer das gleiche E-Mail-Konto verwenden sollen, kann auf den persönlichen Ordner verzichtet werden. Der OLfolders-Server kann auf jedem Outlook-Computer im Netz installiert werden. Ein Zugriff ist auch über das Internet möglich (VPN wird empfohlen).

OLfolders ist die preiswerte Groupware-Lösung, der es gelingt, das Outlook der Firmenmitarbeiter netzwerkfähig zu machen - und das auch ohne einen aufwändigen Server. Es wird eine Lizenz pro gleichzeitigem Zugriff benötigt, der Server selbst benötigt keine Lizenz. Eine einzelne Lizenz reicht damit aus, um in einem 'Peer to Peer Netzwerk' mit zwei Computern ein Outlook-Netzwerk zu realisieren.

Die Verwaltung der Outlook-Dateien funktioniert auf gewohnte Art und Weise über Outlook. Wird eine neue Datendatei in Outlook auf dem Server angelegt, steht diese sofort für alle Arbeitsplätze zur Verfügung, sofern diese die Berechtigung zum Zugriff besitzen.

Synchronisation von Outlook

QSynchronization - Für den Offline-Betrieb steht ein Synchronisationsprogramm zur Verfügung, welche alle Daten eines Ordners komplett überträgt und bidirektional abgleicht. Änderungen werden in beide Richtungen automatisch abgeglichen.

Zu jeder Clientlizenz von OLfolders gehört jeweils eine Lizenz von QSynchronization – der Lizenzcode ist mit der jeweiligen Clientlizenz (Code) von OLfolders identisch.

Technik

OLfolders ist eine reine Win32-Anwendung dies bedeutet

keine .NET‑Runtime
kein Framework‑Overhead
keine zusätzlichen Bibliotheken
keine langen Ladezeiten
minimale Systemanforderungen

Zwar wirkt das Programm etwas "old school", aber dieser Ansatz sorgt dafür, dass OLfolders

sofort startet
extrem schnell reagiert
wenig Speicher braucht
auch auf älteren Systemen läuft
keine Installation von .NET oder anderen Frameworks verlangt
OLFolders verwendet für die Kommunikation zwischen Server und Outlook‑Clients die native Windows‑RPC‑Technologie.
Dadurch entstehen extrem kurze Antwortzeiten und sehr kleine Datenpakete. RPC arbeitet binär und ohne zusätzlichen Framework‑Overhead, was besonders bei vielen kleinen Anfragen – wie sie Outlook typischerweise erzeugt – zu einer deutlich höheren Performance führt.
OLfolders PUSH für Mailtransport mit SSL/TSL ist als separate moderne Anwendung implementiert.

Rein technisch könnte man OLfolders auf einem NT 4.0 Computer von 1995 mit 30-50 MHZ laufen lassen und mit Outlook 2019 oder neuer darauf zugreifen, ohne dass es langsam ist. Viele Firmen nutzen Mini-PCs mit einen Stromverbrauch ca. 7 Watt bei Vollast. Sogar mit weiteren Diensten (Dateifreigabe, FTP, Webserver,...)

OLfolders und OLfolders PE: Funktionen und Optionen (Vergleich)	OLfolders	PE
Freigabe Ihres aktiven persönlichen Ordners oder eine beliebigen anderen Datei. Geben Sie Ihren aktiven Outlook-Ordner incl. E-Mails frei oder nur bestimmte Ordner.	+	+
Bedienungsanleitung - Benutzerhandbuch Online-Hilfe und automatische Hilfetexte für jedes Feld.	+	+
Automatische Einrichtung: Direkt nach der Installation kann OLfolders oder OLfolders PE benutzt werden, ohne Benutzer oder Datendateien einzurichten. Datendateien werden aus der Konfiguration von Outlook übernommen, Benutzer werden von Windows übernommen.	+	+
Nahtlose Integration in Outlook - Sie arbeiten in Ihrer gewohnten Outlook-Umgebung.	+	+
Farbiger Gruppenkalender. Serverseitiges Zusammenfassen und Einfärben von Terminen - eine Farbe pro Mitarbeiter	+	+
Basiert wie Exchange auf RPC (Remote Procedure Calls). Keine Netzwerkfreigabe und kein DCOM nötig.	+	+
OLfolders arbeitet sowohl in einem kleinem Netzwerk ab 2 Computern als auch in einem großem Netzwerk, zum Beispiel zusätzlich zu einem Exchange Server. OLfolders kann zum Beispiel als POP3-Beamer eingesetzt werden.	+	nein
Flexibel: Ein Netzwerk mit OLfolders kann innerhalb weniger Minuten installiert werden. Jede Computer kann sowohl Server als auch Client sein. Wird das Netzwerk nicht mehr benötigt, können Verbindungen einfach wieder geschlossen werden.	+	+
De-Installationsroutine zur vollständigen Entfernung des Programms	+	+
Outlook Netzwerk
Unterstützt alle Ordnertypen: E-Mail, Kalender, Aufgaben, Kontakte, Notizen, Formulare von anderen Herstellern und selbst definierte Formulare.	+	+
Kompatibilität - Outlook, Windows, Exchange und Windows Server, Terminalserver, Addrit	+	+
Netzwerke: Peer-to-Peer und Client-Server Netzwerk	+	+
Administration des laufenden Servers als Programm oder Dienstes von jedem Arbeitsplatz aus.	+	nein
Datenoptimierung - E-Mail Anhänge (Persönliche Ordner) können automatisch ausgelagert werden	+	nein
Einrichtung beliebig vieler Datenbanken (PST-Dateien) und Postfächer.	+	+
Outlook Synchronisation von Ordnern per Knopfdruck zum Beispiel um Daten offline auf einem Notebook zu verwenden.	+	nein
Private Ansichten. Auf Wunsch kann jeder Benutzer die gemeinsamen Ordner mit seiner eigenen Ansicht ansehen, ohne die Ansichtseinstellungen der anderen Benutzer zu verändern.	+	nein
Persönliches Gelesen-Flag, Optional kann der Gelesen/Ungelesen-Status für jeden Benutzer einzeln veraltet werden.	+	nein
Sicherheit
Ausblenden von Ordnern auf der obersten Ebene. Sie können zum Beispiel den Kalender freigeben aber Ihren Posteingang verstecken.	+	nein
Volle Unterstützung von Windows XP Service Pack 3	+	+
Rechteverwaltung auf Profil, Datei, Ordner und Elementebene Sie bestimmen, welcher Benutzer welche Elemente sehen oder modifizieren darf.	+	1)
Keine Konflikte durch Recordlocking: OLfolders sperrt Datensätze gegen gemeinsame Bearbeitung	+	2)
Gemeinsamer Zugriff, Bearbeitung und Verwaltung aller Outlook-Daten im Netzwerk in Echtzeit. Die Arbeitsstationen greifen online auf die Daten des Servers zu, ohne diese Synchronisieren zu müssen. Dadurch ist jede Änderung an allen Arbeitsstationen gleichzeitig sichtbar, dies gilt auch für große Änderungen, zum Beispiel wenn 1000 Kontakte in einen Unterordner verschoben werden.	+	+
Ausblenden von Einträgen - Wahrung der Privatsphäre (z.B. private Termine)	+
Betrieb von mehr als einem Server möglich. Jeder Arbeitsplatz kann auch Server sein.	+	+
Externer Zugriff auf das Netzwerk über Internet, VPN, IPX/SPX, DFÜ oder WLAN, .....	+	+
Programm update - automatisches Update aller Clients nach Update des Servers. Sobald eine neue Version von OLfolders auf dem Server eingespielt wurde, laden sich alle Clients die neueste Version von Ihrem Server herunter.	+	+
Mail Server und Sicherheit
Mailserver - integrierter POP 3 und SMTP Mailserver.	+	nein
Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails im Dateisystem. Erfüllen Sie die gesetzlichen Auflagen zur Aufbewahrung von E-Mails.	+	nein
OLfolders als Übermittlungsordner. Gemeinsames Bearbeiten eingehender E-Mails.	+	nein
Serverseitiger Empfang von E-Mails in Outlook-Datendateien.	+	nein
Integrierter Regelbasierender Anti Junk- und Virenfilter mit Blacklist-Abfrage. Serverseitige Unterstützung von QMailFilter. OLfolders greift auf den zentralen Mailfilter zu, welcher von jedem Client trainiert werden kann.	+	nein

1) OLfolders PE, Rechteverwaltung nur auf die Profil und Datendateiverwaltung.

2) OLfolders PE verhindert ebenfalls gleichzeitige Änderungen, man sieht es allerdings erst beim Speichern, nicht bereits beim öffnen.